WebFlow与KM相互应用带来高效率的办公环境
公司简介
亚洲证券有限责任公司（以下简称公司）前身为三峡证券有限责任公司，于1993年5月18日根据中国人民银行银复[1992]487号档正式成立。为了适应证券市场发展趋势以及公司长远发展需要，经股东大会决议，公司更名为"亚洲证券有限责任公司"，并将注册地迁至上海市，公司更名和迁址工作获得国家工商总局（<国>名称变核内字[2002]第46号）和中国证券监督管理委员会（证监机构字[2002]86号）的批准，目前公司更名和迁址的相关工作已经完成。同时，公司增资扩股至11.929亿元方案已报中国证监会审批，有关工作正在积极进行之中。
公司一直重视企业文化的塑造和构建工作，大力倡导"忠诚企业，荣辱与共，与时俱进，开拓创新，追求卓越"的企业文化，始终追求"亚洲证券，诚信永远"的经营理念，在中国证券市场树立了崭新形象。在业务上实现较大发展的同时，公司营业网点建设亦取得快速发展，从成立之初的1家营业部发展到目前拥有24家证券营业部和10家证券服务部。本次增资扩股完成后，公司经营网点规模将又一次飞跃扩增，营业部数量将达到40家。
从传统工作流程开始突破
传统的工作流程是以人工的方式来传送，至多使用到电子邮件系统，以人员自己的电子信箱互相传递信息。虽然有了电子邮件系统来取代传统的人工方式，可以加强文件的传送速度，但是有些数据并没法办法透过E-mail来完成，如流程之规划、统计数据之分析、组织图之规划及线上签核等功能。
针对每日交易频繁的亚洲证券来说，打造高效率的工作环境对作为证券龙头的亚洲证券而言极为重要。也就是要创造一个自动化的办公环境，这不是传统的工作流程就可以达成的。因此，规划一个全新的办公环境为提升企业竞争力是首要工作，以因应未来竞争与日俱增的环境。
乔篷的WebFlow，多方满足目前的需求
如何突破传统的工作流程，第一步就是导入工作流程系统。而乔篷的WebFlow 是目前在办公室自动化领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。它可用于开发和安装群件，利用其Web-based的技术，用户可以在网上存放、追踪、储存和组织信息。WebFlow的最大优点是导入快速、整合其它的软件(ERP、SAP)非常简单及建置各个表单、流程及组织图非常容易，多方满足目前公司的需求。
而对整个工作流程更进一步的追踪及统计数据的特点，企业可设置最贴切的使用模式。例如只要开启浏览器，就可进行线上的表单申请、方便追踪之使用模式。所有部门使用一套数据库来进行数据的集中存放，可以进行集中控管。 而且，可以规划每一张表单及流程之读取、规划及管理等权限，再复杂的组织也适用。
导入时所受到的阻力
导入工作流程系统是一项十分艰巨的任务，主要原因是管辖地区广，下属机构多，内部机构较为复杂，并且收发文的种类也很繁琐，有行政文件、各种承办件、各类报告和红头文件等，工作难度和工作量都相当大的。而办公自动化实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，因此系统推广起来有一定困难。例如：各个文件必须要在计算机上签署，对这种工作方式一开始很多人难以适应。
导入时如何化解阻力
后来领导小组多次开会，并在领导的带头下，办公室和信息中心不遗余力地才把这个系统推下去。在这方面，我们的体会是：最高领导越多参与，那么系统的推广就会越顺利。 其次，切实抓好宣传和培训工作。办公自动化是一场革命，它要求人们告别"复印-传阅-复印"的传统工作方式，逐步实现"无纸化"办公。因此需要全体干部树立新的观念，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全办干部职工中大力宣传办公自动化的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用工作流程自动化软件，负责辅导和带动全办干部的应用。
创造高效率的办公环境
最后，要建立相应的规章制度。为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，必须制定相应的一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正，高度重视网络安全和保密工作。对公司内部所提供的各类信息，其内容、数据是否可以公开，各级领导要从源头上严格把关；各类内部文件、各类信息未经分管领导或市办公室许可，不得随意向其它单位或新闻媒体提供等...一套严密的考核，这样才能够顺利将公司带入高效率的办公环境。
提供业务办公的功能
亚洲证券的导入模式是以乔篷的Actif KM Builder作为整个公司的内部入口网站。将公司内部公告、公司的简报、公司文件上载至这个网站，以供公司内部的同仁阅读及下载。而且，也可以透过这个内部网站可以连结至其它相关产业，随时了解同业的最新状况。如下图：
提供业务办公的功能
提供总部及各个分部，随时可将各个业务数据上载如经济业务参考、总部文件、总部简报、总部纪要、总部文件发布、总部简报发布、总部记要发布及员工档案等项目，让员工了解目前有那些重要的工作及新讯息，随时随地获取第一手信息。
新讯息的发布也会以通知的模式，来提醒员工。
除了以上的功能外，还能够将各式各样的信息放在内部的网站上，如公司发文、简报及公告管理，公司文件、简报及公告之发布；部门之公告、简报发布、公告文件发布及查询。病毒防范、设备管理、营业部日志管理、铁路情况表、系统档案管理、系统利用率及营业部系统管理等数据上载，以供各个同仁来运用。
提供个人办公功能
提供个人办公功能
具有部门间信函管理如信函查询及发布、个人邮件及待办事宜等功能。如信函之发布，就与WebFlow相互连结，运用WebFlow的工作流程系统，将所需要的数据填入后，即完成申请动作。
可以透视整个流程图：
公司通讯簿功能
公司通讯簿
可将整个亚洲通讯簿放在公司的内部网站，方便人员查询各个分部的数据。 
公司论坛功能
公司论坛
每个员工可以发表意见及相互讨论，或者有那些新文章、新书都可以在此公告，好东西大家一起分享。有管理、经纪业务、人事教育、财务、IT及谈天说地等论谈，可以依公司内部本身的需求来增加。
请示管理功能
请示管理
公司内部有任何的请示，可以填写表单，以让征求主管的意见，也就是请示发布，可以依照每个部门的需求，选择所需要的流程。申请完毕后，可以透过请示查询，来查询相关资料。
系统设定
有区分排版、流程及修改密码等功能修定，提供管理者方便管理，让导入系统简单且快速。