开启南亚科技内部e化之钥

自动化信息处陈部经理表示，当初市面上有许多的流程控管软件， 看过介绍后皆觉得并非十分理想。直到乔篷的WebFlow的出现，才彻底解决内部e化的瓶颈。未来更需要以乔篷的WebFlow来进行分公司及母公司之跨厂、跨国构通的桥梁。

南亚流程自动化目前已导入三十几张WebFlow的表单流程，使用者涵括全公司及海外分公司人员，应用面十分的广泛，使用频率也相当的高，目前上线的流程主要有生产设备维修、生产制程、计算机作业等各类申请单。高层主管亦利用乔篷的WebFlow来执行内部管理签核作业。乔篷的WebFlow已成促使南亚内部e化的关键因素。

企业背景

南亚科技成立于1995年3月，目前员工人数为 2,800 人，每年营业额是几乎以一倍的方式在成长，目前在美国加州素有硅谷之称的圣荷西设有分公司，并在休斯敦成立研发中心。因为拥有先进制程技术及新产品的开发能力，在短短几年间「南亚」品牌便在国际内存市场上打响了名气。

南亚科技不仅要在技术上领先同业，更誓言在21世纪成为研发、生产、经营并重之世界级半导体制造厂，成为一流的DRAM公司。除了制程技术及新产品开发努力外，更着重加强公司及供应链之间的数据及讯息传输，以提升公司整体的战力及工作效率

建置前之需求及问题

以南亚科技每天申请表单达1000张以上，有些表单需经过7~8个人签核程式，甚至有些表单必须透过人工收发进行跨厂签核，这样往往需要花费很多的时间，即使有E-mail也无法达到 表单实时响应的时效性需求。况且，有些表单数据必须做统计分析，若以E-mail传输则无法有效累积资料以供统计。而E-mail是属于使用者个人的工具，若使用者将数据删除，则会造成传输数据中断。综观以上问题，MIS人员必须面对以下的瓶颈：

  • 流程完全要自行写程式。
  • 表单与数据分开，无法随时做资料统计分析。
  • 使用者删除E-mail时，流程会中断。
  • 当Server表单更新时，常发生Local与Server表单不一致而必须重新安装Local表单。

建置与采用的解决方案

为了解决以上的问题，就是要彻底实施内部e化，而内部e化的实施的成功关键因素就是导入电子表单。因此，南亚科技以Web-based架构、具高度系统整合扩充性、E-mail实时通知的电子 表单流程等做为南亚科技选择流程控管软件方面的基础条件。 基于以往每开发一张表单就必须重新开发查询接口之困扰，因此在评估过程中，南亚自动化信息处着重的在于：

  • 不需重复维护人员组织数据
  • 表单开发快速
  • 查询接口统一
  • 表单维护容易等方面

在刚开始导入时，使用者会以传统的人工操作的模式来思考，因而常造成使用者与IT人员意见上分岐，导致公司内部e化无法顺利进行。因此为了解决这个问题，南亚科技设立制度管理，作为IT人员与使用者之间的沟通桥梁。此制度管理人员遴选的条件，是要对公司制度及IT技术都具有相当程度的了解。因此，南亚科技之所以能够成功的实行内部e化，除了选择最好、最适合的软件之外，另外导入成功的主因为：

  • 公司内部制度必须要完善的建立。（设立制度管理中心，将公司的内部制度重新建立）
  • 人员的协调相当重要。（设立制度管理中心，负责人员之间观念的协调）
  • 高阶主管的认同与支持。（此为促使内部e化的关键因素）

以上的条件皆具备妥当后，南亚科技开始着手进行内部e化的导入工作。首先，IT人员先以程式设计委托单、程式设计验收单、程式上线申请单开发表单（如图），供使用者使用。若使用者不用此 表单来申请，则不予以受理。因此刚开始导入，也是采半强迫式的方式来刺激使用者使用表单，使用者久而久之也就习惯此模式的申请，也渐渐认同电子 表单的方便性与实时性。因此，导入的内部e化的步骤如下：

  • 使用者提出需求。
  • IT部门设计表单。
  • 经由制度管理中心协调问题。
  • 使用者申请表单必须要线上申请，才会接受办理。

导入的利益与优势

利益与优势
为了解决以上的问题，南亚科技决定以Web-based架构，又可以结合E-mail发送的电子表单结合流程做为选择的基础。最后选择采用乔篷科技的WebFlow。南亚科技在使用乔篷WebFlow后解决了许多公司内部流程控管的问题，并产生以下效益：

  • 流程不需要自行写程式，利用拖拉的方式，就可以规划流程。
  • 程式代码与原来相比，节省了2/3，现在只需要花费1/3时间，就可完成。
  • 四个关卡、一张表单，只要一个人，花10个工作天就可以完成。（原本要花一个月）
  • 表单可随时反应使用者的使用状况。（数据可以做统计分析）

根据自动化信息处陈部经理表示，以南亚科技这么大的企业来看，文件的收发必须要花费很多时间，公司数据时常要进行跨厂及跨部门的传递，每一份文件又需要达到及时性，若没有WebFlow为基础并搭配E-mail作为内部传送文件的媒介就非常麻烦。目前导入十几张的表单，应用面十分的广泛，使用频率也相当的高，主要使用的表单有生产设备维修记录单、计算机作业各项申请单等。高层主管也在使用乔篷的WebFlow来执行内部签核。可见乔篷的WebFlow确为促使南亚科技内部e化的关键因素。

未来企业继续发展的蓝图
未来除预计会增加更多领域的应用表单流程，并进一步以乔篷的WebFlow来深化公司内外之跨厂、跨国的沟通桥梁。