提升整体工作效率的最佳利器

公司简介

英铁道第一勘察设计院成立于1953年，是国家大型甲级综合性设计院，在全国各大城市拥有20余处分院、设计处和办事处。建院以来，铁一院完成的国家和省部级重点建设项目遍及全国23个省、市、自治区。其中仅铁路便已完成勘测设计120000余公里。正是在铁一院人的手中，现在遍布西北五省、总通车里程达12000余公里的中国铁路西北路网才能从无到有并不断发展。

铁一院先后主持或参与编制完成了铁路行车组织、线路、地质、站场、施工组织及概算等国家标准及设计规范。拥有工程勘察、设计、总承包、监理、咨询、环境影响评价和测绘等十余项国家甲级资质证书；业务范围涵盖铁路、公路、市政、环境等各类工程项目；同时还承担着遥感、航测、计算机与自动控制等业务。

工作流程自动化是信息化社会的产物

随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展，兰州铁道第一设计院深刻体到办公自动化在企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用，通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

办公自动化建构企业内部畅通的信息交流

在这种模式下，引进乔篷的WebFlow工作流程系统与KM知识管理建构系统，让企业成为一个大办公室，它下面的财务、人事、行政、业务等部门都成为企业信息流中的一个环节，而不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

导入前问题点

在还没有使用乔篷的WebFlow之前，传统的办公方式，靠纸张写来划去，靠电话接来打去，靠腿脚上来下去，对兰州铁道内外部的信息传输与交流必然成为一个极为棘手的难题。在尚未实现办公自动化之前，很多的一般事务处理和简单信息管理，缺少一个保障信息安全、高效、稳定、有序流动的平台，资源不能共享、信息纵横向流动不顺畅。集团各下属子公司之间，公司部门与部门之间，部门上下级、平行级之间，形成了一个个孤立的"信息孤岛"，滞塞了信息通畅的流动，严重影响了办公效率，同时磨蚀了许多员工的工作积极性。

了解公司的需求及选择适合的软件

导入的第一步骤，必需要明确自己的目标，了解公司内部的每个需求，针对这些需求来分析。第二就是选择一个符合自身需要的工作流程系统，绝不是一件容易的事情，如果对企业内部办公室事务、工作流程、信息收集、传播的过程不明晰，若选择软件不符合自己的需求，到头来意想不到的问题会纷纷出现。企业信息化不是目的，必须切实地建立在需要的基础上，兰州铁一院最终选定乔篷的WebFlow，主要是：

良好的服务与企业形象
乔篷科技是业内领先其它同业的Web-based的应用产品和服务的提供商，拥有超过200家大型企事业成功用户，如亚洲证券、安徽公路局、武汉三峡证卷、内蒙蒙西集团、北京西客站、中国石油、中国联通等各行业。乔篷科技是在企业信息化方面有着较强的设计研发能力，经验应该说十分丰富，而且一直保持着不断创新的发展态势，在系统的维护、更新方面也基本能够跟上现代企业具体管理方式、办公事务的创新。

乔篷的WebFlow系统本身有其吸引力
乔篷的 WebFlow 系统面向广大企事业单位，具有丰富强大的功能和平台性能，结合了先进的Internet / Intranet 技术。它比较符合中国国情，比如办公管理工作的收发文管理、文件借阅之档案管理、公文及会议繁多、请示汇报程序复杂、组织复杂等特点，力求功能全面而细致，操作简单方便，强调网络信息交流和共享。适用于政府机关、社会团体、企业、金融机构、医院、学校、科研机构等各类单位。为我们提供了美观、方便、易学易用的使用环境。然而全面实现办公无纸化需要一个过程，乔篷的WebFlow同时支持无纸化和有纸方式的混合办公模式，以帮助用户单位顺利导入系统。

此外，也是更重要的一点，乔篷科技本身同时拥有的 WebFlow 工作流程系统与KM知识管理建构系统，把信息与知识作为企业的财富和核心，强调对企业中的知识进行全面的管理。这一理念与国际管理方式完全接轨，对于志在跻身世界前列的兰州铁道第一设计院来说，也可以说是另一种意义上的管理辅助。基于这一理念开发出的乔篷WebFlow非常符合兰州铁道第一设计院整体的管理模式，在现实中能较好地融入整个集团具体的管理工作以及企业文化之中。

导入的过程

导入时所遇到的阻力
工作流程自动化系统通过网络将企业所有员工联系起来，透过网络的方式，来完成大部分的工作。起初由IT技术人员掌握，使用起来也非常直观简单。但是，对于已经习惯于传统办公方式而又极少接触计算机的员工来说，立刻熟练运用乔篷的WebFlow系统进行现代化办公，也不是一件容易的事情。因此，员工心里有种奇妙的"逆反"倾向，也出现过短暂的"办公自动化恐惧症"。

导入的成功因素

• 上层主管的重视
  在整个公司信息化导入的过程中，提倡各层级的管理者、全体员工的参与。而实施工作流程自动化的主要成功因素主要看领导的决心、重视程度以及全体人员的协作有极大关系。现代办公自动化是一个系统工程，需要上层领导的重视，需要在组织机构上有所保证，需要落实所需的经费，需要进行相关计划的制订和执行，若有完备的领导制度及人员在这边切实的支持，就可将工作流程自动化导入的阻力变低。
• 订定良好的管理制度
  配合乔篷的WebFlow工作流程系统的实施，专门制定了一系列的规章制度，从管理方面进一步有力推动了系统的实施进度。
• 加强员工的教育训练
  为加快落实实施，对全体办公员工进行培训，让他们尽快适应这一新的现代自动化办公方式，让WebFlow顺利导入。
  

导入的成效

导入的成效
WebFlow的实施后，缩短了数据传输的时空距离，原本需要几天甚至更长时间的公文传输、收文登记处理的过程，现在几分钟便利可完成。实现了信息共享，信息快速检索功能使事务处理趋于自动流程化，提高了办事效率和与办公质量。因此，在信息安全之保障、节约费用方面也发挥了重要的作用。

结论
新经济时代的电子化办公整个信息还是应该在一个流畅、便捷的电子化平台上流动、身在外地也可实现远程办公、异地办公。这不仅提高了企业办公各项业务的效率，保障了一个高效、迅捷的信息流，同时也大大提高了各级管理人员、普通员工的工作积极性。、 加快了公文信息传输，提高了工作效率。事实上，办公自动化只是兰州铁道第一设计院企业信息化工程的一个环节，但是尽管如此，我们也可以从中看到整个公司在企业信息化建设方面全局性的战略眼光，此企业信息化过程可以说代表了中国制造业信息化最新的推进态势。